Externalisation des tâches : 5 conseils pour une collaboration réussi avec votre assistante externalisée
De nos jours, l’externalisation des tâches est devenue de plus en plus courante dans le monde professionnel. Les dirigeants d’entreprise font appel à des assistantes externalisées pour gérer certaines activités. Cela leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier et de bénéficier de nombreux avantages tels que la maîtrise des coûts ou la flexibilité. Grâce aux outils informatiques, il est désormais plus facile que jamais de mettre en place une relation de travail à distance efficace avec votre assistante externalisée (ou tout autre prestataire externe par ailleurs).
Dans cet article, je partage avec vous des conseils essentiels pour une relation de travail fructueuse, qu’elle soit à distance ou sur place.
Clarifier vos attentes et objectifs dans la délégation de vos tâches
Pour commencer, il est primordial de définir vos attentes et objectifs mutuels dès le début de votre collaboration. Prenez le temps d’expliquer en détail les tâches que vous souhaitez confier, en précisant les différentes étapes et les éventuelles contraintes. Définissez également les délais souhaités, les résultats attendus et les priorités. En exprimant clairement vos attentes, vous permettez à votre assistante de comprendre pleinement vos besoins spécifiques et de s’y adapter efficacement.
Maintenir une communication transparente dans l'externalisation des tâches
Ensuite, une communication régulière et ouverte est la clé d’une relation de travail à distance réussie. Cela favorise une compréhension mutuelle et une résolution rapide des problèmes éventuels. Utilisez des outils de communication tels que les messageries instantanées, les logiciels de visioconférence ou simplement des mails, appels téléphoniques, pour rester en contact. Même si la tendance actuelle est plus orientée vers la visio ou WhatsApp, le téléphone reste l’outil de base, il n’est pas encore obsolète ! Répondez rapidement à ses questions et partagez les informations nécessaires. Dans ce cas, elle pourra vous fournir un feedback régulier sur les tâches accomplies.
Maximiser l'efficacité de la sous-traitance grâce aux outils informatiques
Optimisez également votre collaboration à distance en utilisant des outils collaboratifs adaptés à vos besoins. Pour centraliser les informations, privilégiez des plateformes de gestion de projets telles que Trello ou Notion. En parallèle, utilisez des espaces de stockage en ligne tels que Google Drive. Cela facilitera l’accès aux ressources nécessaires pour votre assistante. Et ces solutions favoriseront une communication fluide et une coordination efficace dans l’exécution des tâches.
Établir des processus de suivi sur la réalisation des tâches
Définissez notamment des échéances claires pour les projets et les tâches à réaliser. Cette pratique vous aidera à suivre l’avancement du travail et à vous assurer que les délais sont respectés. Fixez des objectifs réalistes en tenant compte du temps nécessaire pour accomplir chaque étape du projet. Soyez flexible et prêt à ajuster les échéances si nécessaires, en fonction des circonstances et des changements de priorités. Une planification minutieuse pour des résultats dans les délais impartis !
Cultiver une relation de confiance pour des missions réussies
Au début de votre collaboration, vous ne vous connaissez que très peu, mais au fil du temps, une relation de confiance précieuse se développe et s’épanouit. La confiance mutuelle est la clé, c’est primordial. En plus d’obtenir les résultats attendus, cela permet de libérer du temps et de l’énergie pour se concentrer sur des objectifs communs. Encouragez la prise de d’initiative et la créativité pour une entente dynamique et fructueuse. En créant un environnement de confiance mutuelle, vous construisez une relation solide et pérenne pour des résultats exceptionnels.
En suivant ces conseils, vous serez en mesure d’établir une relation de travail à distance solide et fructueuse avec votre assistante indépendante. L’externalisation des tâches offre de nombreux avantages, tels que la flexibilité, l’efficacité et la possibilité de bénéficier d’une expertise spécialisée sans les contraintes d’une relation salariale.
N’hésitez pas à mettre en pratique ces conseils et à les adapter à votre situation spécifique.
Rappelez-vous qu’en tant qu’assistantes externalisées, nous sommes là pour vous accompagner et vous conseiller dans la mise en place d’un véritable partenariat efficace et durable, basé sur la confiance et la collaboration étroite.
